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publicado em 27/09/2015
Saiba como ser mais eficiente no trabalho
Definir objetivos para a semana é uma dica. Tecnologia pode ser aliada neste processo
Ao contrário do que diz a a crença popular, ser mais eficiente não significa trabalhar por muitas horas, mas realizar o que se propôs a fazer com menos esforço. Para alcançar este objetivo, algumas pequenas mudanças podem aumentar a produtividade.
Para Michael Brecht, lista de tarefas é importante, mas é preciso foco
Para Michael Brecht, lista de tarefas é importante, mas é preciso foco (Foto: Divulgação)

Em primeiro lugar, segundo o diretor-executivo do Doodle e especialista em produtividade de negócios Michael Brecht, listas de tarefas são um porto-seguro, desde que tenham foco. Para fazer elas realmente funcionarem, é preciso dar um passo adiante. “Investir tempo em uma segunda-feira de manhã para definir seus objetivos para a semana é extremamente valioso”, exemplifica o especialista.

Após definir as metas, é importante fazer uma revisão. Quais tarefas menores precisam ser realizadas para atingir os objetivos? Quanto tempo é preciso para concluir um trabalho individual no prazo? Segundo o especialista, com estas respostas, o profissional estará em uma posição mais fortalecida para priorizar tarefas e definir prazos. Programar a conclusão de tarefas em períodos de tempo para cada dia permite concluir valiosos trabalhos. “Privilegiar as tarefas desta forma reduz a procrastinação (adiamento). Com uma agenda de tarefas, o profissional não utiliza seu tempo de maneira dispersiva ou com foco somente nas tarefas mais fáceis, pois essas decisões já terão sido estabelecidas”, explica Brecht.

Um estudo recente do Centre for Economics and Business Research (CEBR) mostrou que o uso efetivo da tecnologia pode aumentar a produtividade em 9% - o equivalente a cinco horas de trabalho por semana. “De fato, as pesquisas de Doodle mostram que se leva, em média, 28 minutos para organizar cada hora passada com os amigos e o mesmo pode ser dito para as reuniões do escritório”, destaca o diretor-executivo do Doodle.

O especialista observa, no entanto, que, se usada corretamente, a tecnologia pode ser uma aliada na economia de tempo e esforço e há muitas inovações para nos ajudar a recuperar esses preciosos segundos. “Há ferramentas que permitem gerir o mundo da mídia social, descobrir quando os colegas estão livres para uma reunião. Isto acaba com o jogo frustrante de planejamento, com os caóticos e intermináveis e-mails e atualizações de convites de calendário que lotam a caixa de entrada”, comenta Brecht.

A eficiência deve ser medida ainda a partir do alcance do objetivo definido pelo profissional - seja o de ter férias relaxantes, organizar uma reunião de planejamento ou cumprir prazos. E não pode estar desassociada da vida pessoal. Economistas da Universidade de Warwick sugerem que, se o profissional não está experimentando a felicidade e a realização fora do escritório, ele será 12% menos produtivo quando estiver no local. “Portanto, é importante encontrar amigos, expandir a rede de relacionamentos e ampliar os horizontes para ser mais eficiente e aproveitar ao máximo o seu dia”, finaliza Michael.